Klanten van Plutonic Zoo

Plutonic Zoo werkt met meer dan 50 klanten in de overheidssector, commerciële bedrijven, en liefdadigheidsinstellingen.

Testimonials van Plutonic Zoo klanten

Hieronder zijn twee Plutonic Zoo klanten aan het woord. Klik hier voor meer testimonials van onze klanten in het Engels. Laat het ons weten als u meer informatie over onze ervaring wilt hebben.

Case Study - Praktijkvoorbeeld van Plutonic Zoo dienstverlening

Hieronder beschrijven we kort een practisch voorbeeld van de diensten die Plutonic Zoo aanbiedt. Allereerst schetsen we de klantsituatie toen wij erbij betrokken raakten. Dan leggen we uit wat Plutonic Zoo deed en waar dat in resulteerde. Vervolgens beschrijven we de meerwaarde voor de klant en evalueren we kort het project.

Beginsituatie en vraagstelling
Onze klanten zijn een dienstverlener in de gezondheidssector en een applicatiesoftware leverancier. De software werkte niet goed. Het was de bedoeling van de klant om het inroosteren en uitbetalen van verzorgingspersoneel te automatiseren, maar er bleken (te) veel handmatige correcties en aanvullingen nodig.

Beide partijen kwamen er samen niet uit hoe de problemen op te lossen en wie voor wat zou moeten betalen. De eindgebruiker vond dat ze al teveel hadden betaald aan het project en dat de leverancier de handmatige interventies moest corrigeren door configuratie van het system. De leverancier vond dat ze al te aardig waren geweest in pogingen de klant tevreden te krijgen; dat het system nu werkte zoals gespecificeerd; en dat hun klant steeds met nieuwe eisen kwam.

De relatie tussen de partijen verslechterde snel. Beide partijen waren het er wel over eens dat de problemen niet zouden worden opgelost door naar de rechter te stappen. In een poging het project te redden besloten beide partijen Plutonic Zoo gezamenlijk in te huren om de technische, commerciele, contractuele, en communicatieve problemen op te lossen als onafhankelijke bemiddelaar.

Plutonic Zoo proces en eindsituatie
Gegeven de stand van de relatie tussen beide partijen vergaarde Plutonic Zoo in eerste instantie inzicht in de situatie door apart met beide partijen te praten. Plutonic Zoo vergaarde zo inzicht in de functionele mogelijkheden van de software, de bedrijfscultuur van de leverancier, en hun frustratie met hun klant. Plutonic Zoo leerde zo ook over de cultuur van de eindgebruikersorganisatie, de frustratie van de systeemgebruikers, en het functionele eisenpakket om de bedrijfsprocessen te ondersteunen.

Dit begrip werd gebruikt om door gedetaileerde procesanalyse en systemanalyse te bepalen wat er nog zou kunnen en moeten gebeuren om de eindgebruikers tevreden te stellen. Plutonic Zoo onderhandelde het resulterende takenpakket op puur functionele termen met beide partijen, die het vervolgens aftekenden als compleet.

Met dit geformuleerde takenpakket lichte Plutonic Zoo vervolgens het projectcontract door. Zo werd bepaald welke uitstaande taken onderdeel waren van het gecontracteerde project en welke taken als nieuw moesten worden bestempeld. Ook deze stap onderhandelde Plutonic Zoo met beide partijen tot een gezamenlijk beeld was bereikt.

In de rol van project manager werkte Plutonic Zoo daarna met de leverancier en de systeemgebruikers om tot een projectplan te komen waarin de beschikbaarheid aan beide kanten werd gekoppeld aan de uitstaande taken.

Plutonic Zoo combineerde de verkregen inzichten in een commercieel plan waarin het projectplan en uitstaande commerciele geschillen waren verwerkt. Dit plan werd met beide partijen onderhandeld tot een nieuwe projectovereenkomst.

Terwijl project managers van beide kanten de operationele taken coordineerden deed Plutonic Zoo een stap terug. Plutonic Zoo bleef beschikbaar voor beide partijen als voorzitter van een stuurgroep waarin beide partijen vertegenwoordigd ware. De stuurgroep besliste over geëscaleerde problemen. Na een totaal van 9 maanden werd het nieuwe systeem volledig geaccepteerd en betaald door de eindgebruiker, en warden beide projectteams ontbonden. De ondersteuning voor de gebruikers werd overgenomen door de helpdesk van de leverancier.

Meerwaarde voor de klanten
Beide klanten kwamen als winnaar uit het geschil tevoorschijn. De leverancier heeft er een winstgevend project en referentieklant bij. De eindgebruiker heeft helderheid voor de roosters van zorgpersoneel, gemotiveerde systeemgebruikers, en een efficient geautomatiseerd bedrijfsproces.

In plaats van het afschrijven van een US$2M project en terug te gaan naar grotendeels handmatige inroostering en betaling heeft de eindgebruiker een proces en systeem dat het bedrijf de capaciteit heeft gegeven te verdubbelen in het aantal zorgpersoneelsleden dat automatisch ingeroosterd en betaald kan worden.

De wetgeving en regels voor het inroosteren en betalen van zorgpersoneel is erg complex en verandert regelmatig. Dit nieuwe system heft de eindgebruiker robuust gemaakt en stelt hen in staat door relatief simpele configuratieveranderingen snel en effectief in te spelen op veranderingen.

De investering voor de diensten van Plutonic Zoo waren voor de eindgebruiker minder dan 5% van het project. In totaliteit schat de klant in dat de projectkosten binnen een jaar worden terugverdiend. Het system wordt geacht inclusief jaarlijkse upgrades naar een nieuwere versie minimal 5 jaar mee te kunnen gaan.

Evaluatie
Plutonic Zoo paste voor dit project haar onpartijdigheid toe, in technologie en teamleden, om zonder verdere belangen zich te concentreren op de feiten. Met objectieve deskundigheid kon Plutonic Zoo de vakkennis van beide partijen waar nodig aanvullen. Door Plutonic Zoo’s management model konden gespecialiseerde teamleden terugvallen op directe inzet van Plutonic Zoo’s directeuren. Plutonic Zoo gebruikte ook haar scherpzinnigheid en vindingrijkheid om beide partijen te kunnen begrijpen en een manier te vinden waarop de cultuur en communicatiestijl van beide partijen te combineren waren.